Logiciel ERP gestion à l’affaire : les questions à se poser

Vous travaillez dans un cabinet de conseil, un bureau d’études ou d’ingénierie, une agence d’architecture ou dans l’édition de logiciels. La gestion à l’affaire fait partie de votre quotidien. Vous avez un logiciel de gestion par ci, un logiciel de comptabilité par là, un fichier Excel plein à craquer de macros… ou un ERP en local vieillissant qui combine le tout. Dans tous les cas, vous commencez à sentir les limites de votre mode de fonctionnement : et s’il était temps de vous équiper d’un logiciel métier, spécialisé dans la gestion à l’affaire ? Voici les questions à vous poser avant de vous lancer !

La gestion intégrée, c’est quoi au juste ?

Si le terme de « progiciel de gestion intégrée (PGI) » est tombé en désuétude, les enjeux de la gestion intégrée sont, eux, plus d’actualité que jamais : accélération des processus, planification plus fiable, prise de décision facilitée… autant d’avantages compétitifs non négligeables dans un contexte très concurrentiel.

La gestion intégrée, comme son nom l’indique, désigne un mode de gestion combinant un ensemble d’outils et de fonctionnalités habituellement cloisonnés : devis, facturation, gestion des temps passés, comptabilité, tableau de bord, contrôle de gestion, indicateurs de performance, etc.

Un ERP de gestion à l’affaire, comme tout ERP, a en somme pour première vocation de lier l’ensemble des processus opérationnels et financiers de l’entreprise dans un seul et même logiciel.

Et la gestion à l’affaire ?

Comprendre ce qu’implique la gestion à l’affaire est un préalable impératif au choix d’un ERP qui réponde à vos usages… et non pas à ceux de votre voisin !

Les entreprises gérées à la commande peuvent certes fonctionner en mode projet sur certains sujets, mais leur cœur de métier demeure la production. Alors que celui des entreprises gérées à l’affaire est la réalisation de projets : leurs clients leur confient une mission, généralement cadrée dans le temps, qui mobilisera un certain nombre de collaborateurs.

Ce mode de fonctionnement, pour être pérenne, implique de gérer un planning d’affaires (ou suivi d’affaires), au cœur de l’approche intégrée en gestion de projet :

• gestion des différentes phases des affaires ;
• contrôle des temps passés sur chacun des projets / chantiers / missions ;
• organisation des données par axe analytique ;
• suivi d’un prévisionnel par type de tâche et par étape ;
• gestion de la comptabilité et de la facturation.

Votre potentiel logiciel ERP / PGI est-il conforme à la loi anti-fraude ?

L’article 88 de la loi n° 2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016, ça vous parle ? Ça devrait ! Il stipule que, d’ici le 1er janvier 2018, votre entreprise devra être équipée d’un logiciel ERP / PGI conforme à la loi anti-fraude TVA (ou de tout autre système certifié vous permettant d’enregistrer les opérations de vos clients).

Vous n’avez pas anticipé la mise en application de la loi de finances 2016 ? Renseignez-vous ! Et veillez à vous équiper d’un logiciel ERP gestion à l’affaire certifié loi anti-fraude TVA.

Avez-vous évalué la durée d’amortissement du logiciel ERP ?

S’équiper d’un logiciel de gestion d’affaires n’est pas une mince décision : elle transforme parfois en profondeur les usages en place, engage l’entreprise pour plusieurs années et constitue un investissement conséquent.

Dans le calcul de l’amortissement de votre logiciel, prenez en compte le coût initial mais aussi le coût de fonctionnement de l’ERP (qui sera loin d’être le même selon qu’il est en local ou en SaaS

Quid de l’interopérabilité de l’ERP avec les autres logiciels ?

Au moment de choisir votre logiciel de gestion d’affaires pour prestation de service, vous ne pouvez pas négliger la présence (ou la possibilité de développement) d’API (Application Programming Interface), qui permettront de transmettre automatiquement les informations des applications métiers utilisées dans votre entreprise à l’ERP. Demander à votre éditeur / intégrateur si son ERP est intéropérable. Non ? Passez votre chemin !

Avez-vous consulté une étude de cas sur le progiciel de gestion intégré pressenti ?

Parfois, la meilleure façon de savoir si un logiciel de gestion d’affaire et de budget est fait pour votre entreprise est de s’intéresser à l’expérience d’entreprises très similaires à la vôtre.

Alors, pour conclure ce rapide tour d’horizon des questions préalables au choix d’un logiciel, voici une petite sélection de cas clients d’Akuiteo, éditeur et intégrateur d’ERP de gestion à l’affaire. Bonne lecture, et n’hésitez pas à

Demander une démonstration sur www.conforterp.com