Les avantages du logiciel ERP pour une entreprise ?
Des entreprises ayant intégré un progiciel de gestion, nombreuses sont celles qui recommandent son utilisation. Avec le temps et les retours clients, l’ERP ou PGI est devenu une solution de gestion éprouvée. Il apporte une plus-value réelle dans l’optimisation de ses processus et le pilotage global de son activité. Les avantages ERP sont incontournables surtout si l’on s’inscrit dans une stratégie de croissance.
POURQUOI METTRE EN PLACE UN ERP ?
Gérer de A à Z toute votre activité
Faciliter la digitalisation de l’organisation et l’optimisation des processus
Modulariser l’ERP pour vos besoins de gestion
Penser long terme et ROI
Donner les moyens à votre stratégie de croissance
UN SEUL LOGICIEL DE GESTION POUR TOUT GERER
Le principal avantage d’un système ERP est de disposer d’un seul outil pour tout gérer. 1 seul outil central de gestion pour :
- Plus de cohérence
- Une visibilité globale sur son activité
- Une meilleure maîtrise et circulation de l’information
Un seul logiciel pour sa gestion, c’est aussi moins de coûts d’entretien liés à son SI.
La multiplicité des outils est l’un des pires ennemis de l’entreprise. Imaginez, une société utilise plusieurs solutions de gestion pour sa production, sa finance, sa logistique voire sa relation client. Il paraît bien difficile dans ce cas d’obtenir des données synchronisées, à jour et sans erreurs.
UNE REPONSE A LA TRANSFORMATION DIGITALE DES ENTREPRISES
L’avènement des technologies a bouleversé les pratiques et les habitudes de consommation. Elle a créé de nouveaux besoins dans tous les secteurs. Pour répondre à ces nouveaux enjeux et rester compétitives, les entreprises ont besoin de :
- Mobilité
- Connectivité
- Réactivité
- Collaboration
Pas de transformation digitale sans ERP. Ces derniers, au même titre que les solutions CRM pour la gestion de la relation client, sont au cœur de la transition amorcée par les entreprises car ils facilitent le suivi et l’optimisation des processus. Dans ce cas, on pense également à la technologie cloud, à nuancer avec la technologie Saas, qui participe grandement à l’évolution des organisations en entreprise.
L’ERP, UN RETOUR SUR INVESTISSEMENT
Là où d’autres outils de gestion type fichier Excel peuvent vite devenir chronophages et entraîner des erreurs, l’ERP va centraliser les informations dans une base de données unique et automatiser des tâches ou opération en fonction de chaque service de l’entreprise.
L’impact sera à tous les niveaux de la structure, aussi bien fonctionnel, opérationnel qu’organisationnel.
Le retour sur investissement (ROI) est spécifique à chaque entreprise et fonction de plusieurs variables :
- Périmètre
- Degré de personnalisation
- Degré d’importance du changement
- Services d’accompagnement
- Formation des utilisateurs
- Maintenance
- Etc.
Un logiciel ERP est fait pour le long terme. Lorsqu’une entreprise décide d’intégrer une solution, elle doit l’inscrire dans un projet bien définit. Elle doit aussi veiller au bon alignement entre l’outil, sa transformation digitale et ses objectifs stratégiques.
Les entreprises s’étant équipées d’un ERP adapté à leur contexte (marché, compétition, métier, culture interne, type de produits, écosystème…) ont souvent et très souvent obtenu des retours sur investissement importants sur la durée.
UN ERP EST MODULAIRE
Un logiciel ERP est la construction d’un ensemble de modules fonctionnants les uns avec les autres. Cet ensemble implique une unicité et une organisation commune des données de l’entreprise. Le système d’information se veut, de fait, plus clair et cohérent.
L’ERP est modulaire. En fonction des besoins de gestion, il est possible d’intégrer qu’une ou plusieurs applications d’un progiciel au début avant d’en ajouter dans un second temps. On parle d’imbrication, comme un puzzle réalisé au fur et à mesure. Cette architecture souple du logiciel ERP garantit la compatibilité entre chaque module.
Dans le cadre d’une activité spécifique, il est aussi possible d’obtenir des modules ERP dédiés. C’est notamment le cas pour les grandes activités industrielles (pharmaceutique, chimie …) ou pour les activités de négoce et distribution.
LES AVANTAGES D’UN ERP DANS UNE STRATEGIE CROISSANCE
Centralisation et homogénéisation des données
Les logiciels ERP visent à centraliser et homogénéiser tout le système d’information d’une entreprise. Toutes les solutions se divisent en plusieurs modules tous reliés par une base de données unique. Cette base garantit :
- L’unicité de toutes les données de l’entreprise
- La mise à jour en temps réel
- La mise à disposition et échanges d’informations entre tous les modules et donc utilisateurs
- Une coordination entre les différents services de l’entreprise
Ce système permet d’éviter :
- La redondance des informations
- Les erreurs de saisies
- Les erreurs de restitution
Optimisation des processus
L’ERP couvre toutes les départements clés d’une société. Des stocks, aux ventes, en passant par les achats ou encore la comptabilité. Au cœur du système d’information, le logiciel ERP est structurant. Il garantit une meilleure communication et moins d’erreurs organisationnelles ayant un impact sur les finances, sa rentabilité et compétitivité.
Si l’on va au bout du raisonnement et résumé simplement, la satisfaction client augmente. Pourquoi ? Parce que l’ERP permet la coordination entre les services, un meilleur suivi du processus des commandes et une meilleure maîtrise des stocks. Donc les commandes et les factures sont envoyées dans les temps pour éviter tout retard de livraison ou de paiements.
Gain de productivité
L’automatisation des tâches et l’unicité de la base de données libèrent les collaborateurs. Gain de temps indéniable et expérience des utilisateurs positive (renforcés par l’IA et l’apparition des chatbots)
Meilleure maîtrise des coûts
Des processus métiers rationalisés, des systèmes uniformes et simplifiés permettent la réduction des coûts de gestion, d’exploitation mais aussi opérationnels. De plus, la mise à jour des données permet aux fonctions finances d’obtenir des états en temps réel pour une analyse et une prise de décision plus rapide.
Utilisation évolutive
Comme mentionné précédemment, l’architecture d’un ERP est modulaire. C’est un avantage indéniable lorsque l’on souhaite disposer d’un outil de gestion évoluant au grès du rythme de croissance d’une entreprise. Un logiciel ERP (notamment cloud) est un système évolutif, flexible et agile pour vos objectifs de développement. C’est d’autant plus vrai si votre entreprise a des ambitions à l’international.
L’ERP A SES INCONVENIENTS
Il n’existe pas de solution miracle. Mais avec ce type d’outil de gestion, on se rapproche. L’utilisation d’un ERP est stratégique pour toute entreprise. Malgré tout, il faut être conscient des avantages mais aussi des inconvénients du logiciel largement acceptables avant de s’engager dans un projet d’intégration.
Un ERP demande du temps
L’ERP est un projet d’envergure. De l’audit au déploiement, l’ERP sollicite de nombreux interlocuteurs : équipes internes, intégrateurs, éditeurs, conseils … La solution choisie et les fonctionnalités sélectionnées doivent être parfaitement taillées à la dimension de l’entreprise pour espérer des résultats concrets et rapides.
Un ERP mobilise des compétences
Les logiciels ERP sont des systèmes complexes. Pour intégrer une solution, vous allez devoir constituer une équipe projet regroupant les compétences nécessaires que ce soit technique ou métier.
A moins de développer en interne avec des ressources importantes, il faut aussi faire appel à un intégrateur reconnu pour mettre en place l’outil. Tout le monde ne dispose pas toujours des compétences et de l’expertise nécessaire pour ce type de projet.
Une intégration un peu coûteuse
Les coûts de déploiement d’un ERP sont uniques pour chaque projet. Ils sont fonction du choix de la solution et de la technologie. A chaque projet, pensez à certains posts de dépenses souvent mis de côtés : maintenance du logiciel, entretien des serveurs, formation etc.
Une certaine dépendance vis-à-vis de l’éditeur
A la vue de l’investissement qu’il convient de réaliser, la durée de vie d’un logiciel ERP est estimé entre 8 à 10 ans. Il est donc primordial de prendre le temps pour choisir la meilleure solution et le bon éditeur pour son entreprise. Changer de logiciel au bout de quelques années impliquerait de nouveaux investissements tout aussi importants.